Dans le cadre d’une micro-entreprise, il est possible de facturer certaines des dépenses professionnelles aux clients. En effet, si vous avez besoin de matériels et d’équipements pour réaliser les missions qui vous sont confiées dans le cadre des activités de votre auto-entreprise, vous pouvez avancer certaines sommes à vos clients, et déduire ces frais de votre chiffre d’affaires à déclarer. C’est ce qu’on appelle les frais de débours, soit un moyen légal et efficace pour déduire les achats professionnels. Voici tout ce que vous devez savoir sur les frais de débours.

Les frais de débours, qu’est-ce que c’est au juste ?

Le statut de micro-entrepreneur ne permet pas la déduction de frais sur le chiffre d’affaires, sauf s’il s’agit de frais de débours. À travers ce moyen légal et efficace, vous pouvez réduire vos cotisations et certains frais sans imposition en facturant directement au client. En effet, selon l’article 267 du Code général des impôts, les frais de débours ne sont pas compris dans la base d’imposition.

Grâce aux frais de débours, les achats de matériels, de matériaux, et de matières premières peuvent être déduits de votre chiffre d’affaires à déclarer. Attention, il faudra obligatoirement respecter certaines règles notamment concernant la facturation des frais de débours aux clients. Il faut que la déduction se fasse en toute légalité.

Si vous êtes mécanicien micro-entrepreneur, par exemple, et qu’un client vient vous confier sa voiture, vous devrez acheter des pièces détachées pour effectuer les réparations. Vous pourrez alors avoir recours aux frais de débours, et lui remettre une facture pour l’achat de ces pièces, que vous pourrez déduire de votre déclaration.

Il faut d’ailleurs bien faire la différence entre frais de débours et coûts d’achats, qui eux concernent les frais de développement de la micro-entreprise. L’antiquaire qui achète et restaure des objets pour les revendre à un prix plus élevé ne pourra pas récupérer les frais engagés, car ceux-ci n’entrent pas dans le cadre des frais de débours.

Quels frais sont déductibles ?

La note de débours peut s’appliquer aux dépenses engagées dans la réalisation d’une prestation de service pour un client. Les frais de débours peuvent concerner :

  • L’achat de matières premières pour réaliser le service, comme de la nourriture pour cuisiner ou du tissu.
  • L’achat de marchandises pour réaliser un service, comme des produits d’entretien, des fournitures diverses, des équipements et des matériels.
  • Les frais de port liés à la réalisation de la prestation
  • Les frais de déplacement lors d’une mission chez un client, si celui-ci est d’accord de les prendre en charge

Une solution intéressante pour les micro-entrepreneurs

Les frais de débours se trouvent plus avantageux que la simple refacturation. Bien que la refacturation (vous prenez les frais à votre nom et vous les refacturez à votre client) puisse paraître simple, elle fera gonfler votre chiffre d’affaires artificiellement, et vous aurez à régler des cotisations plus importantes.

Facturer les frais de débours, c’est éviter les mauvaises surprises, notamment le dépassement du seuil de chiffre d’affaires. Ceux-ci ne seront pas comptabilisés dans votre CA, et vous n’aurez que le rôle de l’intermédiaire, ce qui veut aussi dire que vous n’êtes pas responsable du matériel acheté. Si besoin, le client devra contacter le service après-vente du fournisseur.

À savoir également que même s’ils sont effectués dans la cadre de l’activité de la micro-entreprise, les frais kilométriques ne sont pas considérés comme des frais de débours. Cela veut dire que vous ne pouvez pas facturer ces frais au nom de votre client. Dans le cas d’un déplacement nécessitant une nuit à l’hôtel, les factures peuvent être faites au nom du client, et le principe des frais de débours pourra être appliqué.

Les avantages des frais de débours pour les clients

Les frais de débours de l’auto-entrepreneur sont aussi avantageux pour les clients. Ils pourront profiter des services après-vente du magasin, mais aussi des garanties, étant donné que la facture est établie en son nom. Cela lui permet aussi d’avoir l’assurance d’avoir payé le juste prix, et de récupérer la TVA.

Comment facturer des frais de débours ?

Pour récupérer l’argent avancé à vos clients, vous devez respecter certaines règles :

  • Vous et votre client devez signer un accord écrit dans lequel sont précisés la nature de l’achat et le budget maximum prévu. Ce document, également appelé le mandat de débours, servira à prouver que le client doit vous rembourser.
  • Vous devez vous assurer que la facture d’achat soit bien au nom du client. Ses coordonnées complètes devront être inscrites, notamment le SIRET, la TVA intercommunautaire, et l’adresse du siège si c’est pour le compte d’une entreprise.
  • La facturation des frais de débours doit se faire au centime près. En d’autres termes, vous ne pourrez pas demander une somme supérieure à celle avancée.
  • Enfin, vous devez conserver toutes les preuves d’achat, notamment les factures et les tickets de caisse, et en remettre une copie au client pour qu’il vous rembourse. À noter que ces documents peuvent être demandés en cas de contrôle.

Bon à savoir : si vous achetez en votre nom, vous ne pourrez pas obtenir de remboursement sous la forme de frais de débours.

La comptabilité des frais de débours

Les débours doivent être enregistrés en compatibilité. Cela doit se faire dans un compte de tiers de la classe 4. Il faut les enregistrer au débit du compte 467 afin de constater la créance. Toutes les sommes remboursées par les clients dans le cadre des frais de débours doivent être enregistrées dans les livres de recettes.

Enfin, vous devez bien mentionner « débours » à côté des sommes dans les livres de recettes. En cas de contrôle, les livres de recettes coïncideront avec les relevés bancaires, et il sera facile de faire le lien avec les montants de chiffre d’affaires déclarés après la déduction des débours.

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