Les micro-entrepreneurs doivent déclarer dans un livre toutes les dépenses et les achats qui sont liés aux activités de leur micro-entreprise. C’est le même principe que le livre de recettes.

Cette liste de dépenses et d’achats fournit tout au long de l’année les spécificités des dépenses d’une auto-entreprise, en indiquant le mode de paiement utilisé (espèces ou chèques, carte de crédit, etc.).

Les micro-entreprises et les indépendants concernés par ce rapport sur les flux de trésorerie sont ceux qui se concentrent principalement sur la vente d’articles, de fournitures et de produits alimentaires pouvant être consommés sur place ou à emporter, ainsi que ceux qui offrent des services d’hébergement.

Les micro-entrepreneurs doivent également conserver toutes les factures ou autres documents relatifs au registre des dépenses et des achats. Ceci est exigé dans le cadre de la comptabilité simplifiée de la micro-entreprise.

Qui doit tenir un livre des achats ?

Tous les micro-entrepreneurs ne sont pas tenus de mettre en place ce registre. Il ne s’agit que d’activités spécifiques :

  • La vente d’objets, de marchandises, de denrées alimentaires, de fournitures ou d’autres produits et la mise en location d’un logement.

Ainsi, un auto-entrepreneur exerçant une activité de prestation de services n’est pas soumis à la tenue d’un registre des achats.

Il est important de savoir que si vous effectuez plusieurs activités dans le cadre de votre micro-entreprise, vous ne serez pas légalement tenu d’avoir un livre de recettes distinct pour chacune d’entre elles.

Quelles informations doivent figurer dans le registre des achats ?

Le registre des achats du micro-entrepreneur doit comporter certaines informations exigées par la loi. Chaque montant doit être enregistré dans l’ordre d’achat, chronologiquement.

Le registre doit comprendre :

  • La date à laquelle l’achat a été effectué ;
  • Le nom du fournisseur ;
  • La nature de l’achat ;
  • Le montant, TVA comprise ;
  • Le mode des paiements.

Sur quel support doit être tenu le registre des achats ?

Le formalisme est essentiel d’un point de vue fiscal. Il s’agit d’empêcher tout contribuable d’avoir la possibilité de modifier après coup certaines inscriptions (voire de les effacer) dans les registres.

Pour ce faire, l’administration avait interdit l’utilisation de feuilles de calcul puisque l’inscription n’est pas définitive.

Heureusement depuis le 4 novembre 2019, la loi permet aux entrepreneurs qui relèvent du micro-BIC de tenir leur liste d’achats sous la forme d’un document dématérialisé.

Voici les types de supports qui pourraient se substituer au registre des achats de la micro-entreprise :

  • Les documents papier écrits à la main (registre vendu dans le commerce, kit officiel) ;
  • Un logiciel de gestion comptable pour micro-entrepreneurs.

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