Lorsqu’un entrepreneur a créé et déclaré sa micro-entreprise, il peut commencer à démarcher ses clients afin de réaliser des ventes de produits ou de prestations de services.

Lorsque celles-ci ont lieu, le micro-entrepreneur va devoir facturer ses clients.

Mais que doit-il mentionner sur sa facture ? Des sanctions sont-elles applicables si les mentions obligatoires ne figurent pas sur sa facture ?

Nous vous présentons ici des éléments de réponse.

La facturation est-elle obligatoire ?

La facture est un document permettant à toute entreprise de donner le détail des biens vendus ou des services exécutés ainsi que le prix dû. Pour le micro-entrepreneur, l’utilité de la facture est la même que pour toute autre entreprise. L’émission de factures a des objectifs précis. Tout d’abord, la facture donne la preuve de la vente ou de la réalisation d’une prestation. La facture sert de pièce justificative pour la comptabilité. Finalement, elle donne des informations sur le montant de TVA applicable.

L’émission d’une facture est légalement obligatoire au niveau de la tenue de la comptabilité. La facture est essentielle lorsque le micro-entrepreneur vend des biens ou procure des prestations de services à d’autres professionnels. La facture doit être établie en double exemplaire: l’original est donné au client et le double doit être conservé par le micro-entrepreneur pendant dix ans.

Dans certains cas particuliers, le micro-entrepreneur doit obligatoirement fournir une note ou un ticket de caisse au client pour tout montant supérieur ou égal à 25 euros TTC. La facture ou la note d’honoraires doit être remise au client pour les ventes à distance.

L’émission de factures électroniques commence à s’imposer aux micro-entrepreneurs depuis le 1er janvier 2020. L’avantage d’avoir recours à la facture électronique est que l’authenticité de l’origine, l’intégrité et le contenu sont garantis tout en gardant la lisibilité du document. L’envoi de factures électroniques peut se faire en utilisant le format PDF, en ayant recours à la signature électronique ou en utilisant un portail dédié.

Les mentions légales obligatoires sur la facture

Il est important pour le micro-entrepreneur de faire apparaître toutes les mentions légales obligatoires sur ses factures afin d’éviter les sanctions et les amendes applicables en cas de manquement.

L’identité du vendeur

Le micro-entrepreneur doit faire figurer son nom et son adresse. S’il a une dénomination commerciale, celle-ci peut également y figurer, mais à noter que ce n’est pas obligatoire.

L’identification du vendeur

Un certain nombre de numéros d’immatriculation doivent paraître sur la facture, tels que le numéro SIRET ou SIREN (respectivement 13 chiffres et 9 chiffres) et le code NAF. Doivent aussi figurer la mention “RCS Ville” ou “RM Ville” correspondant à la ville d’immatriculation du micro-entrepreneur (non applicable pour les professions libérales qui n’ont pas d’immatriculation au RCS ou RM).

Si le micro-entrepreneur est assujetti à la TVA, son numéro d’identification doit aussi apparaître sur la facture. Pour les micro-entrepreneurs facturant des clients à l’étranger, l’identifiant TVA intracommunautaire doit figurer sur la facture.

Le numéro de la facture

Chaque facture doit comporter un numéro et chaque facture doit avoir un suivi numérique séquentiel. Le libellé “Facture N°” doit précéder le numéro de la facture. On peut dénommer les factures par période, par exemple “Facture N° 2020-01-10” puis “Facture N° 2020-01-11”.

Dans cet exemple, la facture “11” ne peut dater avant la facture “10”. Il n’est pas autorisé d’effacer une facture, il est possible par contre de l’annuler en émettant un avoir qui reprend les références de la facture visant à être annulée et qui suit les mêmes règles de numérotation que la facture.

L’identité de l’acheteur

La facture doit faire mention du nom et des coordonnées de l’acheteur. Si ce-dernier est un professionnel, il faut aussi inclure la structure juridique, le numéro SIREN, la raison sociale, et l’identifiant TVA si applicable. Il faut aussi faire apparaître l’adresse de facturation si celle-ci est différente du siège social de l’acheteur.

La date d’émission

La facture doit être en principe émise le jour même de la conclusion de la vente du produit entre le vendeur et l’acheteur, ou de la réalisation de la prestation par le vendeur à l’acheteur. Cependant, les décalages temporels sont admis.

Le numéro de bon commande

Il est obligatoire, depuis le 1er octobre 2019, de faire figurer sur la facture le numéro de bon de commande si celui-ci a été établi.

Le détail des produits et services

Chaque produit ou service vendu doit figurer sur une ligne séparée, avec le prix unitaire, la quantité, la référence et toutes les caractéristiques qui influent sur le prix. Il possible d’indiquer sur chaque ligne le prix total hors taxe (c’est-à-dire le prix unitaire multiplié par la quantité).

Le prix total à payer

Le montant total hors taxe (HT) doit apparaître si le micro-entrepreneur est franchisé de la TVA. Si le micro-entrepreneur est assujetti à la TVA, il doit faire apparaître le montant toutes taxes comprises (TTC).

Les réductions et remises éventuelles

Les rabais et ristournes applicables à chaque produit ou service vendu doivent figurer sur la facture et le détail doit être visible par ligne de produit ou service concerné. S’il existe des remises qui ne peuvent être rattachées à un produit ou un service en particulier, il faut malgré tout les préciser sur la facture.

Le taux de TVA à payer

Si le micro-entrepreneur est assujetti à la TVA, il lui faut mettre, sur chaque ligne de la facture, le taux de TVA applicable. Il faut également mettre le total de TVA payable en bas de la facture.

La franchise TVA

Si l’entrepreneur ne facture pas de TVA parce que son chiffre d’affaire est en dessous du seuil légal, il doit obligatoirement mentionner “TVA non applicable, art. 293B du CGI » sur ses factures.

La date de livraison

Si la date d’émission de la facture est différente de la date de livraison des biens ou services, la date de livraison doit figurer sur la facture.

La date limite de paiement

Le micro-entrepreneur doit mentionner de manière très précise la date butoir de paiement. La mention “paiement comptant à réception de la facture” est admissible par l’administration.

Le délai de rétractation

Lorsqu’une facture est émise pour une vente à distance, elle doit impérativement indiquer les règles d’application du délai de rétractation, de même que les garanties contractuelles et légales.

Les pénalités de retard

Le micro-entrepreneur doit indiquer le taux pour les pénalités sur les retards de paiement. Si aucune mention n’est faite, ce sont les taux légaux en vigueur qui s’appliqueront (la TVA ne s’applique pas dans ce cas).

Les indemnités pour les frais de recouvrement

Lorsque le micro-entrepreneur fait face à des retards de règlement de la part de ses clients, il aura droit au versement d’une indemnité forfaitaire de 40 euros de plein droit, en plus des pénalités de retard. Ce montant d’indemnité forfaitaire doit figurer sur ses factures.

Si les frais de recouvrement sont supérieurs à ce montant, le micro-entrepreneur peut réclamer une indemnité additionnelle, sur présentation de justificatifs.

La participation à un CGA ou un AGA

Si le micro-entrepreneur est membre d’un centre gestion agréé (CGA) ou d’une association de gestion agréée (AGA), il doit en faire la mention en faisant figurer sur ses factures “Membre d’une association/gestion agréée, le règlement des honoraires par chèque est accepté ».

Les assurances particulières

Certains métiers dans l’artisanat requièrent que le micro-entrepreneur fasse mention sur ses factures (ainsi que ses devis) de l’assurance couvrant son activité, la couverture géographique de la garantie et les coordonnées de l’assureur. Cette obligation est, par exemple, applicable pour les professionnels du bâtiment qui sont soumis à l’assurance décennale micro-entreprise.

La mention spéciale pour les artisans du BTP

Lorsque le micro-entrepreneur entreprend des travaux en tant que sous-traitant pour le compte d’une entité assujettie à la TVA, sa facture pour ce client doit inclure la mention “autoliquidation”.

Les sanctions en cas de non-respect des règles de facturation

En cas de manquement aux règles de facturation, l’administration peut, lors de contrôles, émettre des amendes au micro-entrepreneur. Les pénalités peuvent être de l’ordre de 1 euro par manquement et de 15 euros par facture. Cependant, le montant de l’amende ne peut dépasser le quart du montant dû.

Le micro-entrepreneur qui oublie complètement de facturer ses clients professionnels s’expose à une amende de 75000 euros et à un redressement fiscal, prononcés par la direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes (DGCCRF).

Finalement, il est bon de noter qu’à partir du 1er janvier 2020, toutes les facturations par le micro-entrepreneur dans le cadre d’un marché public devront être faites par voie électronique (décret n°2016-1478 du 02/11/2016).

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